Để giao tiếp - Ứng xử thành công

Để giao tiếp - Ứng xử thành công



Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với
biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó
xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng
cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu
quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết
thành công trong cuộc sống, trong công việc .





Để giao tiếp, ứng xử thành công hơn bạn nên chú ý những nguyên tắc sau:

I. Nguyên tắc ứng xử:

1. Hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu:

Không có ai là người hoàn toàn xấu cả. Khi đánh giá
con người cụ thể chúng ta thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng,
bị định kiến che lấp, ít khi tách ra được dù chỉ là tương đối đầy đủ
những ưu điểm, nhược điểm của họ và lại càng không xác định được giới
hạn, hoàn cảnh, diễn biến có thể có của những ưu điểm và nhược điểm đó.
Con người cũng dễ bị chi phối bởi qui luật cảm xúc "yêu nên tốt, ghét
nên xấu". Kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao tiếp. Do vậy nguyên tắc
đầu tiên trong nghệ thuật ứng xử là hãy tiếp cận với con người ở góc độ
không tốt, không xấu.

Ở nguyên tắc này, mỗi người có thể tự tìm cho mình một cách ứng xử thành công, ta tạm chia thành các bước sau:

• Bước 1: Hãy thừa nhận (chấp nhận).
  
• Bước 2: Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta (cái ta có mà người không có).
  
• Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin (hiểu biết lẫn nhau, gây sự tin tưởng).
  
• Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui và cách cộng tác, tương lai của sự cộng tác đó.
  
• Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng mối quan hệ thân tình.
  

2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án:

Nếu trong mỗi con người đều có những giá trị dương
(+) (những đức tín tốt, những mặt mạnh, những ưu điểm...) và có cả
những giá trị âm (-) (những tính xấu, những mặt yếu, những khuyết
điểm...) thì với người này có thể tới 90 (+), có 10 (-) hoặc ở người
khác có thể đạt 99 (+) chỉ có 1 (-). Vấn đề là ở chỗ cần phải biết nhìn
ra "dấu cộng" trong cả khối "dấu trừ" và phát hiện kịp thời "dấu trừ"
trong "vô khối dấu cộng" để có thể dự đoán được tác động có hại của mặt
trái "dấu trừ" mà khởi thủy của nó chỉ là một chấm nhỏ rất mờ nhạt
trong cả khối "dấu cộng".

Điều quan trọng hơn trong phép ứng xử là tìm ra
những chất xúc tác để kích thích phản ứng đổi dấu tích cực xảy ra theo
hướng 1 (+) trở thành n (+) và n (-) giảm xuống còn 1 (-).

3. Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu:

Điều khó nhất trong giao tiếp ứng xử là đối tượng
thờ ơ, không có nhu cầu. Bạn sẽ ứng xử như thế nào khi đối tượng không
muốn nói chuyện, không muốn nghe bạn can ngăn, không muốn hợp tác với
bạn v.v...?

- Hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn người ấy đang thiếu, đang cần.

- Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây thiện cảm, tạo sự tin tưởng.

- Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra tình
huống chỉ có tiến chứ không có lùi, ràng buộc bằng những sợi dây vô
hình về quan hệ nào đó đã được hình thành.

- Gây niềm say mê, tìm được ý nghĩa trong cuộc sống, công việc đang tiến hành.

- Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp.

- Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ.

- Tính đến nhiều phương án, chọn phương án hợp với
mình nhất, có thể tạo ra những vấp ngã nhỏ để luyện tập bản lĩnh, chủ
động đề phòng tính tự kiêu.

Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải
biết ứng biến và điều quan trọng hơn là hãy tìm cho được sơ đồ đi tới
thành công riêng của mình.

II. Một số cách ứng xử:

1. Thủ thuật "ném đá thăm đường":

Có bạn trai tâm sự: Đến dự đám cưới một người bạn,
tôi đã gặp một người con gái mà tôi thầm mơ ước, tôi rất muốn làm quen
với người con gái ấy nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào?

Có lẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng
thú. Chẳng hạn có thể từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới
được mọi người yêu thích, hay một bộ phim mới, một quyển sách mới, một
mốt quần áo mới... những cái đối phương biết rõ và có phản ứng tích
cực. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó về học tập, việc làm... Bắt
đầu từ những câu chuyện không quan trọng lắm để làm mất đi sự căng
thẳng và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể hiểu thêm về
người bạn mà ta muốn gần gũi (những sở thích, thói quen, cá tính...) có
một sơ đồ giao tiếp sau đây:

a. Giai đoạn trước khi giao tiếp:

- Xác định mục đích, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt

- Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh:

• Sở thích,thói quen, cá tính.
  
• Thời gian, không gian cuộc gặp.
  
• Có hay không có người giới thiệu.
  

- Lựa chọn phương án ứng xử:

• Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị.
  
• Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm mến.
  
• Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã.
  
• Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh.
  

b. Giai đoạn giao tiếp:

Nên:

• Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa.
  
• Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân.
  
• Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đối phương.
  
• Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc.
  
• Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện.
  
• Tự tin.
  

Không nên:

• Vội vã đi vào vấn đề chính.
  
• Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.
  
• Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò.
  
• Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp.
  
• Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó.
  
• Rụt rè, lảng tránh, ấp úng.
  

2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa:

Dân gian có câu:


Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối
phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều
khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa.

3. Tình huống phải chuyển bại thành thắng:
Trong cuộc sống đời thườnng nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi,
có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến
những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp
nhận). Tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví
dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế
hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp
nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình
thế...).

4. Tình huống dùng hài hước:



Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn
ngữ giao tiếp. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa
khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng
ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều.
Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung,
cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được
tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cũng
không nên lạm dụng nó.
Quy luật phổ biến của truyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành
làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó
tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ.

5. Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết:

Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co,
bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách
thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính
của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn
đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe
cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói bằng cách này cần
phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng.

6. Tình huống nói ẩn ý bằng ngụ ngôn:

Trong giao tiếp khi cảm thấy khó thuyết phục người
khác bằng lý lẽ trực tiếp hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng, không tiện nói
thẳng ra, thì người ta thường dùng phương pháp ẩn ý bằng ngụ ngôn. Tức
là chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp
với mục đích khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe.

Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy
nghĩ mới hiểu hết cái ẩn ý bên trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra
những lời khuyên sâu sắc chứ không phải người kể chuyện, do đó không có
lý do để nổi khùng, tự ái hoặc mặc cảm.
Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp
này phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người
nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.

7. Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý ở người khác:

Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra
cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình
huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái
hoặc người không thỏa mãn với ta rồi tiếp tục quấy rối nữa và cách đó
cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý.

Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt
nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều
không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ
ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến,
nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương
quyết.

8. Tình huống thừa nhận trước để chuyển hướng sau:

Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương
mà người đó lại là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ... thì bạn sẽ xử sự
như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo mình, có nghĩa là
chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật nhất định.

Bạn chớ phản đối và phê phán các ý kiến của đối
phương. Bạn hãy tiếp thu ý kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức
độ nào đó để có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ
bằng lòng nghe ý kiến của bạn. Song phải nắm vững nguyên tắc không được
tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời
mà chuyển hướng, thay đổi cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng
lòng tiếp thu ý kiến của bạn.

9. Tình huống cần bạn đồng minh:

Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan
điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần
động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người
nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo
thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không
phản kích lại được.

Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn
lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra
khỏi hàng là hợp lý nhất.

10. Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận:

Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là
một điều hết sức bình thường và không thể tránh được. Không có tranh
luận, điều phải trái không được phân định. Không thể coi tranh luận là
một thói xấu mà hạn chế nó.

Song tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái
hoặc đôi khi xung đột. Tranh luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt
là điều chúng ta cần chú ý học hỏi.

Một là, khi tranh luận nên có thái độ thật công
bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán,
bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất định, nếu không có
thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có.

Hai là, giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong
tranh luận phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận
tin rằng tranh luận thật là có ích. Trong tranh luận nhiều khi người
thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có
thái độ đúng mực và chân thực nhất.

Ba là, tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những điều cần giải quyết.

11. Tình huống cần thuyết phục bằng hành động:



Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người
khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để
thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Thông
qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi
cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta.

Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên. Bạn muốn tổ
chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp
lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo
điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng dùng
lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có
hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng
phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo.

Như vậy, mục đích và kết quả hoạt động đạt được và mối quan hệ ảnh hưởng của bạn phát triển tốt hơn.
Khi vận dụng phương pháp này bạn cần lưu ý:

• Mục đích hoạt động phải rõ ràng, không vụ lợi.
  
• Có kế hoạch hành động chi tiết, tính đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo cho sự thành công, bước đầu tiên tránh thất bại.
  
• Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh.
  
• Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm.
  
• Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn.
  

Nếu ở vào tình huống các bậc "hụ huynh" của người
yêu bạn còn chưa tin tưởng và chấp nhận cho bạn yêu con của họ, thì bạn
cũng có thể dùng phương pháp này để đạt mục đích.

III. Những điều nên tránh trong giao tiếp ứng xử:

1. Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu thứ tự hoặc luồng suy nghĩ của người đó.

2. Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người nghe
cảm thấy đột ngột, khó hiểu đề tài nói chuyện của bạn. Không nên đưa
những trọng tâm, những khái quát làm người tiếp chuyện khó theo dõi
mạch chuyện.

3. Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều mình nói.

4. Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu các câu hỏi làm người tiếp chuyện có cảm giác mình yêu cầu hơi nhiều quá.

5. Không trả lời thẳng vào câu hỏi mà người khác nêu ra, quanh co, dài dòng, gây nên cảm giác không trung thực cho người hỏi.

6. Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả.

7. Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng.

8. Phát triển câu chuyện không tập trung vào chủ đề
chính làm cho người tiếp chuyện cảm thấy nhàm chán.9. Ngắt bỏ hứng thú
nói chuyện của người khác để ép người đó phải chuyển sang nói về đề tài
mà bạn thích.

10. Thì thầm với một vài người trong đám đông.

11. Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy.

12. Chêm những câu tiếng nước ngoài trong câu nói của mình một cách tùy tiện.

13. Đột ngột cao giọng.

14. Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ.

15. Dùng những từ đệm không cần thiết.

16. Nói với giọng khích bác, chạm vào lòng tự ái của người khác.